Passer commande.

Le principal problème dans la recherche en France n'est pas, malgré les 15% de réussite sur les appels à projets en moyenne et l'absence désormais quasi-totale de dotation récurrente, de trouver du pognon pour bosser, mais bien de le dépenser une fois qu'on l'a.

Par exemple, chez nous:

- 16 novembre: fin des commandes annuelles pour pouvoir faire la clôture budgétaire*.

- 14 janvier: réouverture du logiciel de commande sans prévenir personne.

- 25 janvier: fermeture du logiciel de commande en ne prévenant pas grand monde, pour une maintenance informatique. Bien évidemment, la maintenance ne pouvait pas se faire "pendant" la période de clôture, et personne n'est responsable de ce choix de date.

- 25 février: réouverture du logiciel de commande. Mais à cette date, les crédits, eux, ne sont toujours pas ouverts (enfin, si je comprends bien, l'argent est là, hein, puisque l'ANR par exemple l'a donné, mais il n'y a pas de ligne budgétaire correspondante). Donc on ne peut toujours pas commander.**

- 26 février: j'essaie de trouver le responsable de ce merdier. L'identifier est malaisé, ils sont probablement plusieurs en cause. Le nom qui revient le plus souvent est bien évidemment en vacances en ce moment. Les autres sont en formation, absents ce jour, ne répondent pas au téléphone, etc. 

Cela fait donc 3 mois et demi que l'on est bloqué. Si l'on rajoute les 3 semaines de fermeture en été auxquelles il faut bien rajouter 3 semaines parce qu'avant ça ralentit et après ça recommence doucement, il y a presque 5 mois de blocages. On essaie de s'arranger avec des comptes externes ou prévisionnels chez certains fournisseurs, mais ce n'est pas toujours évident de prévoir 4 mois à l'avance ce dont on aura besoin, surtout en sciences expérimentales où le matériel peut vite coûter assez cher (même si cette fois on l'a plutôt bien fait, car on avait prévu que beaucoup d'argent se libérerait à la dernière minute en novembre, et on avait donc fait des devis dans tous les coins, dépensant 50k€ ou quelque chose comme ça en 10 jours)...

J'ai failli chialer hier, vraiment. J'ai pourri (et je m'en veux un peu) un pauvre mec en bas de l'échelle juste parce que c'est le seul gars que j'ai réussi à avoir au téléphone. Et j'attends des réponses des gens que je suis parvenu à identifier comme ayant a priori un pouvoir d'action (qui me répondront probablement qu'ils n'y peuvent rien et que je devrais plutôt contacter bidule qui peut-être...).

* Attention, il faut aussi que le matériel ait été livré avant le 30. Et être vigilant: si vous avez transmis votre bon de commande avant le 15, il faut encore que le service financier l'ait validé avant le 18, sinon vous risquez de devoir réengager l'argent l'année suivante si les crédits ne sont pas reportables... Enfin, comme nous l'a dit le chef comptable, vous travaillez pour un établissement, vous devriez être content qu'il récupère de l'argent grâce à vous.

** pendant ce temps là on m'appelle pour me demander de remplir des fiches imbittables aux acronymes encore plus imbittables pour justifier de combien j'ai besoin l'année à venir, ce à quoi je ne peux visiblement pas répondre "j'ai besoin de ce que l'ANR m'a donné bordel à cul, démerdez-vous avec vos fiches et laissez-moi dépenser en paix".

Comments

[gm]

je confirme, je suis bien dans une école d'ingénieurs. mais je ne vois pas en vertu de quoi ça devrait marcher mieux ou moins bien. qu'on ne me dise pas que ça vient d'une questions de moyens, on
n'est ni mieux ni moins bien dotés financièrement que l'univ. d'en face. par contre, le DGS (détesté dans certains services) rappelle à ses services régulièrement qu'ils sont au service des
missions de l'école comme l'enseignement et la recherche et pas l'inverse. Accessoirement, il fait en sorte que ça soit le cas !

[mixlamalice]

"mais je ne vois pas en vertu de quoi ça devrait marcher mieux ou moins bien": je n'ai pas dit que j'avais une explication, ni même que c'était une réalité objective, juste mon impression
personnelle en fonction de mes diverses expériences et de ce que j'ai pu observer chez les copains...


Peut-être y a-t-il une question de "masse critique" plus que de moyens? (encore que je suis dans un établissement "petit" qui ne marche pas si bien que ça...).


 


"le DGS (détesté dans certains services) rappelle à ses services régulièrement qu'ils sont au service des missions de l'école comme l'enseignement et la recherche et pas l'inverse": oui, je crois
bien que chez nous personne n'est là pour dire ça (pire, quand on le dit nous même, on est pris pour un connard arrogant...)

[misspouche]

On a failli, de peu, échapper à ça : 


- pour les périodiques = attendre le 31 décembre de l'année en cours pour payer les fournisseurs et émettre un bordereau de service fait pour chaque fascicule  reçu, ou chaque numéro en
ligne mis sur le site Web de l'éditeur. On a dit à l'agent comptable que quand elle s'abonnait à Elle Déco, elle payait en avance son abonnement. C'est la même chose pour Brain Research...


- On a pas échappé à ça : envoi de la facture à un service central, qui, quand il ne perd pas la facture, nous demande si le service a bien été fait. Sympa de pointer les bouquins sans
facture...et d'appeler le fournisseur pour qu'il envoie une facture par coursier, alors qu'une impression de pdf serait bien plus simple (car les factures dématérialisées ont été interdites).


 


 

[mixlamalice]

Nous, bizarrement, très peu de contrôles une fois que le truc est commandé (on nous demande juste s'il a été reçu quand ils reçoivent la facture, histoire d'être sûrs avant de payer, mais on
pourrait très bien raconter n'importe quoi - ce qui ne serait pas dans notre intérêt, certes...)


De façon plus générale, j'ai l'impression que la multiplication des contrôles n'empêche ni les erreurs (au contraire, puisqu'on multiplie les intermédiaires) ni ceux qui ont vraiment envie de
"truander" de le faire... un filet a toujours des mailles. On fait juste chier ce qui ont envie de bosser honnêtement.

[gm]

je vais jouer au rabat-peine (à l'opposé du rabat-joie) : chez nous, on arrête de commander le 12 décembre (possibilité de commandes manuelles pour les urgences jusqu'au 21 décembre) et on
reprend le 7 janvier.


Oui, il faut bien une DBM (votée en CA donc) pour ouvrir les crédits pour des projets qui arrivent en cours d'année, mais pas d'une année sur l'autre et l'établissement accepte d'avancer les sous
en attendant, partant du principe que le vote d'une DBM soulève rarement une opposition énorme (ni même un semblant d'intérêt d'ailleurs). L'été, quand il manque des gestionnaires, on va pleurer
au service financier et si on a délégation de signature et qu'on trouve quelqu'un, on a un joli bon de commande. Logiquement ils sont organisés pour ne pas tous être en vacances en même temps.
Logiquement...


finalement, la seule grosse contrainte, c'est que le décideur soit là. en dessous de 4000€HT, c'est moi-même personnellement tout seul donc je m'en arrange. le reste de l'équipe ne s'en plaint
pas, donc je ne dois pas être absent trop souvent. Au dessus de 4k€ en informatique c'est plus rare comme achat. Et là on tombe plutôt dans les embauches et les RH et si on en parle, je vais être
beaucoup moins positif...


 

[mixlamalice]

A priori, je ne crois pas qu'on ait besoin de DBM (whatever that means) pour les conventions pluriannuelles, mais malheureusement il y a quand même quelque chose à remplir qui dans un monde
parfait devrait être transparent pour nous chercheurs (je veux bien qu'on me demande combien je compte dépenser à peu près sur l'année si un projet dure 4 ans, mais ça devrait pas être plus).
Hélas, outre avoir passé une après-midi à remplir le papier avec le mec pour toutes nos conventions pluriannuelles, il semble qu'il ne l'ait pas transmis au service financier: de l'intérêt de
créer des intermédiaires... (si seulement j'avais pu envoyer le truc directement moi-même...).


 


Etre organisé pour ne pas tous être en vacances en même temps, voila une solution simple et efficace que j'expose dans le vide chaque fois que j'en ai l'occasion depuis trois ans que je suis
là... chez nous on a l'impression que 1. tout le monde ferme en même temps 2. LE mec qui s'occupe d'un truc est le seul à pouvoir s'occuper du truc.


 


L'autre point négatif est que le décideur n'est presque que jamais seulement le directeur du labo, mais toute une chaîne d'intermédiaires très occupés qui ne lisent pas ce qu'ils signent...
certains ont la décence de faire une délégation de signature, d'autres non... on sent qu'ils essayent de raccourcir les circuits, mais le mal est profond...


 


J'ai aussi des trucs à dire sur les RH (notamment quand ils gèrent des personnels étrangers et de recherche), mais bon, chaque chose en son temps...


 


Enfin, heureusement qu'il y a quelques endroits où ça marche raisonnablement bien (hélas, de ma petite expérience perso, plutôt dans des écoles d'ingé ou alors des gros labos univs, suffisamment
gros pour gérer beaucoup de choses en interne); ce serait bien que ça soit vrai partout cela dit.

[DM]

@mixlamalice: Je suis surpris qu'il faille une décision du CA pour changer les crédits de ligne alors qu'il s'agit d'une ressource affectée (contrat)... il me semble bien que chez nous il n'y a
pas besoin de cela.

[mixlamalice]

ça a pourtant bien l'air d'être le cas chez nous, sur ANR comme sur contrats avec entreprises etc... chacun ses croix...

[mixlamalice]

Après avoir eu enfin la responsable du service financier, il semble que le correspondant avec qui on avait rempli tous les papiers pour les ouvertures budgétaires de 2013 (une après-midi de
novembre) n'ait jamais transmis ces demandes. Il a fallu du coup faire une rectification budgétaire quand on s'en est aperçu (et heureusement que je me suis retrouvé par hasard à une réunion pour
m'apercevoir que nos conventions n'apparaissaient nulle part) pour rattraper le coup, mais celle-ci ne sera examinée par le CA que dans un mois... en attendant on va bricoler, as usual.